Unterbrochene Kommunikation destabilisiert Ihr Projektteam

Die Kommunikationsstrukturen des Projektteams zu kennen und regelmäßig „unter die Lupe zu nehmen“, ist eine grundlegende Aufgabe der Führungskraft. Die gegenseitige Kommunikation macht überhaupt erst Systeme, wie die eines Projektteams, aus. Ist sie unterbrochen oder gestört, dann ist der Zusammenhalt des Projektteams in Gefahr. Im Folgenden stelle ich ein paar Grundlagen zur Kommunikation und dem Gruppenzusammenhalt sowie ein Werkzeug zur Erhebung der aktuellen Situation in Ihrem Team vor.

Kommunikation macht System

Nach Luhmann ist Kommunikation systemstiftend. D.h., ein System kann nur als solches beschrieben werden, wenn die einzelnen Elemente des Systems miteinander in Wechselwirkung und gegenseitigem Austausch stehen. Alle Elemente, die nicht in irgendeiner Form mit mindestens einem Element in (enger) Wechselwirkung stehen, gehören nicht dem System an. Sie gehören somit zur Umwelt des Systems. Das System aber grenzt sich zur Umwelt ab. Es findet eine Unterscheidung zwischen drinnen und draußen statt.

Die systembildende Wirkung gegenseitiger Kommunikation wird auf dieser Grafik deutlich. Elemente der Umwelt, die keinen Anteil am Gegenseitigen Austausch haben, grenzen sich erkennbar von den Systemen ab.

Die Übertragung in die Projektpraxis ist relativ einfach: Mitglieder eines Teams kommunizieren miteinander. Deswegen gehören sie zum Team. Sie Informieren sich nicht nur gegenseitig über die neuesten Entwicklungen, sondern tauschen auch allerlei Informationen aus, die in erster Linie nichts mit dem Projekt zu tun haben. Das können z.B. Stimmungen und Meinungen sein. Jedenfalls findet, durch den gemeinsamen Austausch angeregt, eine Kulturbildung statt. Personen, die nicht an der Kommunikation teilnehmen, nehmen nicht an der Kulturbildung teil. Sie verpassen, wie sich gewisse Sprach-Codes bilden, informelle Regeln vereinbart werden usw. Diese Personen gehören zur Umwelt, von der sich das Projektteam abgrenzt.

Drinnen und draußen

Bricht z.B. die Kommunikation mit einem einzelnen Teammitglied ab – warum auch immer (Konflikte, längere Abwesenheit durch andere Aufgaben, Teil-Virtualität des Teams usw.) –, wird zwischen „drinnen und draußen“ unterschieden. Es ist nicht mehr Teil des Systems und nimmt nicht mehr an der gemeinsamen Kultur- und Identitätsarbeit teil. Unter diesen Bedingungen wird das Team mehr oder weniger bewusst erkennen, dass die ausgeschlossene Person nicht mehr zur Teamidentität / Teamkultur passt. Aber auch dem ausgeschlossenen ehemaligen Teammitglied „dämmert“ es, dass es nicht mehr Teil der sich nun ohne es fortentwickelnden Teamkultur ist.

Wenn dann nach längerer Zeit doch wieder die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit entsteht und Kommunikation erforderlich ist, gibt es zwei Möglichkeiten der weiteren Entwicklung:

1. Mindestens eine der beiden „Seiten“ reflektiert die Situation und ist sich der „Entfremdung“ bewusst. Entsprechend stellt sie ihre Kommunikation darauf ab. D.h., man geht nicht davon aus, dass man sich – wie früher – auch ohne viele Worte versteht. Man ist sich der neuen Kommunikationsvoraussetzungen bewusst. Daher versichert man sich des gegenseitigen Verständnisses durch z.B. Nachfragen oder Paraphrasieren. Auf diese Weise wird die Chance des gegenseitigen Verständnisses erheblich erhöht.
2. Oder beide Seiten sind sich der zuletzt abgelaufenen Entwicklung nicht bewusst und nutzen vermeintlich beiderseitig bekannte Kommunikationsmuster. Der Gehalt der übermittelten Informationen ist durch die unterschiedliche Entwicklung der beiden Kommunikationspartner jedoch nicht mehr mit dem vergleichbar, was vor der „Entfremdung“ an Inhalt transportiert worden wäre. Kleinere und größere Missverständnisse sind die logische Folge. Anfangs ärgerlich, können sie sich jedoch mit der Zeit zu echten Konflikten hochschaukeln. (Lesen Sie Glasl, er hat diese Konfliktrutschbahn ausführlich beschrieben. Der Film „Der Rosenkrieg“ tut dies übrigens auch sehr plastisch.)

Exkurs: Soziometrie und Zusammenhalt der Gruppe

Die Soziometrie wurde ursprünglich genutzt, um den Gruppenzusammenhalt (Kohärenz) im schulischen Kontext zu erfassen. Dabei wurden Fragebögen ausgeteilt, die z.B. danach gefragt haben, mit wem aus der Gruppe man einen Urlaub verbringen würde. Mehrfachnennungen waren möglich. Die Gruppe hat man dann in einer Grafik dargestellt – dem Soziogramm. Die einzelnen Mitglieder wurden als Kreis abgebildet. Jede Wahl wurde durch einen Pfeil dargestellt.

Jetzt kann man sich relativ einfach ausmalen, wie das Ideal einer solchen Grafik aussieht: Jeder Schüler hat jeden anderen Schüler gewählt. Von jedem Kreis weist ein Pfeil zu jedem anderen Kreis und jeder Kreis erhält von jedem anderen Kreis einen Pfeil. Jeder der einmal in der Schule war, weiß aber, dass es so nicht ist. Es gab Schüler, die wären einfach von jedem gewählt worden. Das waren die unangefochtenen „Alphatiere in der Herde“. Und dann gab es da noch die Schüler, die man einfach nicht auf eine Reise mitgenommen hätte, weil sie irgendwie merkwürdig waren. Die Außenseiter. Im Extrem gehen von diesen Außenseitern höchstens einige Pfeile aus zu anderen Mitschülern. Aber selber erhalten sie keine oder nur sehr wenige Zuweisungen.

Die Außenseiter sind sich ihrer Rolle oft durchaus bewusst und irgendwie können Sie damit umgehen. Die plakative Darstellung in einer sehr eindeutigen Grafik, auch sichtbar für alle anderen, erzeugt jedoch eine sehr starke Wirkung. Insbesondere gilt dies für diejenigen, deren Selbstbild durch solche Erhebungen überhaupt erst massiv in Frage gestellt wird. Aus diesem Grunde wird die Soziometrie auch nur sehr selten und in äußerst sorgfältig ausgesuchten Gruppen oder in abgewandelten Formen angewendet.

Die Soziometrie als Management-Tool

Für den Projektmanager kann das Soziogramm jedoch sehr hilfreich sein, um die Kommunikationsstruktur seines Teams erkennbar zu machen. Auf die soziometrische Erhebung durch einen Fragebogen oder Interviews sollte m.E. verzichtet werden. Solche Erhebungsmethoden wecken in der Regel (großes) Misstrauen bei den Teammitgliedern und sind daher eher kontraproduktiv. Außerdem ist der Aufwand zur Erstellung des Befragungs-Tools, der Erhebung und der Auswertung in der Regel unverhältnismäßig groß. Als Projektmanager haben Sie auch noch andere Aufgaben. Daher sollten Sie den persönlichen Kontakt pflegen und die Kommunikationsbeziehungen der einzelnen Teammitglieder zu einzelnen anderen Teammitgliedern halbwegs vor Augen haben.

Aus diesen subjektiven Eindrücken erstellen Sie dann das Soziogramm: Zeichnen Sie also alle Teammitglieder auf. Als Kreis angeordnet ist es übersichtlicher, als diffuse Wolke sieht es schicker aus... Sie können nun die Teammitglieder unter verschiedenen Aspekten mit Strichen oder Pfeilen verbinden. Z.B.: grüne Linien für Freundschaften, rote Linien für Unverträglichkeiten, Pfeile für wahrgenommene Kommunikation in einem festgelegten Zeitraum in der Vergangenheit usw. Fragen Sie sich, wer ständig miteinander redet. Wo findet Kommunikation statt? Sind es eher berufliche oder auch private Themen? Gab es in letzter Zeit Konflikte? Waren diese eher sachlich oder persönlich orientiert?

In diesem Beispiel bildet die Strichdicke die Häufigkeit der Interaktion ab. Zu dem Teammitglied im linken Bereich der Grafik bestehen nur noch vereinzelte Kontakte zweier Teammitglieder. Will oder muss man diesen Mitarbeiter im Team behalten, so muss die Kommunikation wieder verbessert werden.

Natürlich ergibt sich durch diese „Arbeit im Verborgenen“, ohne valide Erhebung, kein objektives Abbild von Kommunikationsbeziehungen. Seien Sie sich bewusst, dass Sie auf eine Darstellung Ihrer eigenen Wahrnehmung blicken. Das ist nicht die Realität! Und es ist nur ein Blick auf die aktuelle Situation. In einem halben Jahr kann alles ganz anders aussehen.

Trotzdem erhalten Sie einen guten Eindruck von der Kommunikationsstruktur in Ihrem Team und entdecken möglicherweise Dinge, die Ihnen bisher entgangen sind. Diese Entdeckungen können Ihnen dazu dienen als Führungskraft einzugreifen und zu steuern. Bei einer späteren „Erhebung“ können Sie dann prüfen, ob und wie Ihre Maßnahmen gewirkt haben, indem Sie die beiden Grafiken vergleichen.

Ich wende diese abgewandelte Form der Soziometrie immer dann an, wenn ich den Verdacht habe, dass da etwas „im Busch“ ist, das ich wegen hunderter anderer Pflichten gerade einmal nicht mitbekommen habe. Meistens hilft es, einen Überblick zu gewinnen.

Wie stellen Sie die Kommunikation wieder her?

Sind die Burgen erst einmal errichtet und die ersten Brandgeschosse auf den Gegner abgefeuert, werden Sie als Projektmanager oder Führungskraft nicht mehr viel machen können. Jede der Parteien wird versuchen, Sie auf ihre Seite zu ziehen. Reagieren sie nicht auf die Avancen, kann es leicht sein, dass sie dem gegnerischen Lager zugeordnet werden. Geschieht das, verlieren Sie den Zugriff auf die andere Partei komplett. In diesem Fall sollten Sie diese Bürde an eine neutrale dritte Person abtreten. Holen Sie sich Hilfe bei unbeteiligten Parteien aus dem Unternehmen oder einem professionellen Mediator.

Soweit soll es aber nicht kommen. Beobachten Sie also stets die Kommunikation Ihres Teams. Redet jeder mit jedem? Wie sieht die Kommunikation aus? Nicht jede unterkühlte Floskel und nicht jedes Sich-mal-ausklinken muss ein Anzeichen für einen aufkommenden Konflikt sein. Achten Sie eher auf generelle Veränderungen. Wie hebt sich das aktuelle Kommunikationsmuster von dem bisherigen ab? Und wie lange schon? Ein Blick auf Ihr letztes Sozigramm hilft bei der Einschätzung.

Stellen Sie dann die Kommunikation wieder her. Geben Sie Informationen und holen Sie aktiv Informationen ein – auch, wenn es vielleicht gerade unnötig erscheint („Man versteht sich doch auch ohne Worte“... vgl. oben!). Befeuern Sie die gegenseitige Kommunikation. Es müssen nicht immer fachliche Inhalte sein – einfacher ist es in der Regel jedoch. Wenden Sie also leichten „Zwang“ an, indem Sie die Teammitglieder zur gemeinsamen Kommunikation „bewegen“. Geben Sie ihnen gemeinsame Aufgaben, die Sie mit „Interesse“ verfolgen. Sprechen Sie unter vier Augen mit den Teammitgliedern, um sich, den individuellen Kommunikationsmustern entsprechend, über aktuelle Dinge auszutauschen. Vielleicht muss sich ein Mitarbeiter auch mal wieder „etwas Luft machen“, um anschließend in der Gruppe wieder an der Kommunikation teilzunehmen. Seien Sie also dicht am Team, um beurteilen zu können, wie die Kommunikation derzeit aussieht, ob alle an der gemeinsamen Kulturbildung teilnehmen, welche Codes gerade gelten, welche Teammitglieder zentrale Kommunikatoren sind, welche eher abseits stehen und der gezielten Integration bedürfen.

Probieren Sie einmal aus ein Soziogramm mit dem Schwerpunkt Kommunikation für Ihr Team zu erstellen. Es bedarf dazu keines konkreten Anlasses. Der kommt schon noch. Und teilen Sie mir gerne Ihre Erfahrungen mit.

Hendrik Hilmer, AD AQUA

Rullstorf, Februar 2017